Las Bitácoras

Antes de empezar a hablar de los tipos de bitácoras que existen tenemos que saber primero que es una bitácora y el para que nos sirve una bitácora.

¿Qué es una bitácora?

Una bitácora es un cuaderno o publicación que permite llevar un registro escrito de diversas acciones. Su organización debe ser cronológica, esto nos facilita la revisión de los contenidos anotados en ella.

¿Para que nos sirven las bitácoras?

Estás bitácoras nos sirven para llevar un orden cronológico y lógico de todo lo que ocurre o debe ser anotado. En ella se incluyen a detalle, entre otras cosas, las observaciones, ideas, datos, avances y obstáculos en la realización de las actividades.

¿Que elementos conforman una bitácora?

Ahora bien, ya sabemos que es una bitácora y el para que sirve, ahora veremos qué elementos debe contener una bitácora:

1.- Nombre del usuario.

2.- Fecha de evaluación del reporte.

3.- Fecha y hora en que ocurrió el daño o la perdida.

4.- Descripción de lo ocurrido.

5.- Datos del dispositivo periférico.

6.- Datos generales.

7.- Diagnósticos.

8.- Observaciones.

9.- Nombres y firmas del responsable y usuario.

Hay que tener en cuenta que algunos de estos elementos pueden no estar en una bitácora, esto no significa que este mal ya que existen infinidad de bitácoras para infinidad de asuntos.

Tipos de Bitácoras.

• Manual:

Es el registro más común, se realiza de manera diaria en este tipo de bitácora los datos más comunes que se anotan son la fecha, hora, procesos y observaciones.

• Concisa de Base:

Es aquella en donde se toma el control de lo almacenado en una bodega o empresa, simplemente es el tipo de bitácora que lleva un inventario detallado de los productos en almacén.

• De Venta:

En este tipo de bitácora de lleva a cabo el registro del control de ventas y cuentas, ya sea de manera diaria, semanal, mensual o anual. Con ella se sabe si se pierde o se gana luego de graficar los datos obtenidos.

• De Contenido:

En estás bitácoras es donde se registra la entrada de recursos y entradas al sistema. Desde aquí de puede conocer a detalle cuántos recursos entraron y realizar un inventario del mismo.

• De Registro de Reparación:

Es el registro que usa un técnico, en este tipo de bitácoras se da a conocer el porcentaje de equipos de una empresa y de los recursos reparados en dias, semanas, meses o años.

• Blogs:

Son las bitácoras virtuales publicadas en

internet de una manera no tan formal como las anteriores, sin embargo, los requerimientos de eficacia son los siguientes:

 >Información: Debe estar actualizada de tal manera que se mantenga al día de los últimos avances.

 >Actualizaciones frecuentes: Se debe actualizar cada 2 o 3 días para no perder el interés de los internautas.

 >Cantidad de contenidos: Debe contener suficiente información que sea interesante, es importante conservar todas las entradas o post.

 >Tono: Los contenidos deben ser colocados para informar teniendo una lectura fácil y rápida.

 >Interactividad: Siempre debe estimular la participación del internauta.

Tipos de Bitácoras más usadas:

A continuación se muestran las 3 bitácoras más comunes, cada una tiene sus propias ventajas y desventajas y todo dependerá de las necesidades que tengamos para que podamos decidir que tipo de bitácora será, las 3 bitácoras son: Manual, Electrónica y de Blog.

Bitácora Manual:

Es un registro de manera diaria en el cual los datos comunes son la fecha, hora, proceso y observaciones.

☑️Ventajas:

• Fácil de Usar.

Este tipo de bitácoras al ser escritas son muy sencillas a la hora de trabajar, por lo mismo cualquier persona con un poco de experiencia puede usarla.

• A la vista todo.

El contenido en este tipo de bitácoras debe estar siempre a la vista para que cualquier persona pueda ver los datos que está contienen de forma rápida y sin perderse entre tantas notas, debe ser ordenada para evitar esto. 

• Claro.

Todas la información debe estar escrita de forma clara y concisa, esto es así para que cualquier persona pueda leer todo con facilidad.

❎Desventajas: 

• Su elaboración puede llevar mucho tiempo.

Por lo mismo que debe estar bien estructurada y ser fácil de leer este tipo de bitácora lleva mucho tiempo para elaborarse correctamente.

• Se puede perder la factura.

Debido a que todo es manual por el descuido de la persona se puede llegar a perder la factura.

Bitácora Electrónica: 

Una bitácora electrónica es una página de Google, dónde tú creas tu propia sesión, esto puede contener audio, imágenes, vídeo,etc.

Es el instrumento técnico en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecución de trabajos.

☑️Ventajas:

• Bajo costo o gratuitos.

Debido a que son de manera electrónica existen opciones que cobran muy poco por el uso del software o algunos que son literalmente gratuitos para todo publico.

• Seguridad en el manejo de la información.

Existe una buena seguridad en el manejo de la información dentro del software, esto es independiente de que la misma bitácora debe mantenerse dentro de la empresa o trabajadores.

• Asignación de fecha y folios automáticos.

Al ser vía electrónica las cosas básicas como la fecha y folios pueden ser programados para colocarse automáticamente y ahorrar tiempo a los trabajadores.

❎Desventajas:

• Retroalimentación constante.

Debe mantenerse en constante actualización y nueva información para que la bitácora no quede estancada.

• No se tiene control directo sobre la plataforma.

Esto solo es en caso de no contar con una versión de paga, ya que si se usan versiones gratuitas existen limitantes dentro de la plataforma lo que puede hacer más complicado trabajar al gusto 9 requerimientos que se tengan.

Blogs:

Es un sitio web que sirve como diario personal de una o varias personas y que es accesible para el público. El blog normalmente se actualiza diariamente y refleja a menudo la personalidad del autor.

☑️Ventajas:

• Es más personal y está delimitado estructuralmente.

Para algunas personas les gusta tener la facilidad de poder personalizar su trabajo, a través del blog la bitácora puede ser más personal y algo informal.

• La información es publicada instantáneamente.

Al trabajar en blog toda la información se publica con solo dar un click, esto ayuda a qué se puede actualizar en un momento y sin problemas el blog a todas horas.

• Está accesible en cualquier lugar vía red.

A través de internet se puede acceder al blog desde todas partes del mundo y hasta usarse asíncronicamente.

• Existe la posiblidad de comentar el trabajo de otros.

La posiblidad de comentar el trabajo de las personas puede funcionar como una retroalimentación para mejorar partes de la bitácora.

❎Desventajas: 

• Poca identidad.

Al trabajar dentro del blog no existe mucha identidad del usuario ya que todos pueden hacer lo mismo.

• Falta de flexibilidad.

Al trabajar existe una falta de flexibilidad con lo que ofrece la plataforma, algunas cosas no pueden llevarse a cabo o no quedar bien debido a que la forma del blog es muy delimitada para realizar algunas cosas.

• Problemas para migrar.

Al querer pasar toda la información que tengamos en el blog no existe una ayuda para pasar toda la información automáticamente, todo debe realizarse de manera manual y esto se complica más cuando es mucha información almacenada.

Ejemplo de bitácora para soporte técnico